En línea con su compromiso hacia la digitalización y su política de sostenibilidad, desde el pasado 28 de abril está operativa la denominada Sede Electrónica ONCE (SEDE), una nueva herramienta o recurso que tiene por objetivo sustituir al papel y al correo electrónico en las comunicaciones entre trabajadores y afiliados con la Organización; un canal para aquellos documentos que cualquier trabajador o afiliado quiera enviar a la ONCE de forma segura. Y es que el compromiso de la ONCE con la digitalización de todos los procesos administrativos y la implantación de una cultura digital con el horizonte de la oficina sin papeles ya comenzó con la  puesta en marcha en 2020 de la funcionalidad de Comunicaciones Electrónicas ONCE (CEO). Ahora, ambas aplicaciones -SEDE y CEO- se complementan y permiten la comunicación electrónica y segura en los dos sentidos.

Hace dos años, CEO vino a dar respuesta al reto de la comunicación formal de la ONCE con particulares, especialmente con trabajadores y afiliados, en formato electrónico, de forma segura y con trazabilidad sobre su recepción por parte del destinatario.

¿Cómo funciona?

SEDE es un recurso web muy intuitivo, al que se accede mediante enlaces ubicados en PortalONCE y en Club ONCE, en el que afiliados y trabajadores pueden presentar comunicaciones, solicitudes o escritos dirigidos a centros de la ONCE (solicitudes, currículum, partes de Incapacidad Temporal (IT), etc.), en formato electrónico y de forma segura. Además, el particular recibirá el oportuno justificante de entrega en su correo electrónico, de forma similar a como se haría físicamente en el registro general de cualquier dependencia, lo que le permitirá realizar el seguimiento sobre el objeto de la comunicación.

Los escritos presentados en la Sede Electrónica llegarán al registro general del centro al que pertenece tanto las personas empleadas como las afiliados sin actividad laboral, según el caso, y dicho registro lo dirigirá a la unidad o departamento que corresponda. Para ello es muy importante que en el Asunto o en las Descripción conste con la mayor claridad posible la naturaleza de la comunicación y, en su caso, el destino de la misma si lo conocemos.

Únicamente debe tenerse en cuenta que no será el canal adecuado cuando el procedimiento al que se refieran tenga explícitamente establecido otro sistema de entrega, por ejemplo, una convocatoria que indique expresamente que la documentación se envíe a un correo electrónico determinado.

Tampoco se utilizará la sede electrónica para la gestión de solicitudes laborales que deban tramitarse a través de “Gestiona” en PortalONCE, por ejemplo solicitudes de permisos, excedencias, asuntos propios, etc. ni para la gestión de Promociones y Vacantes publicadas en el propio Portal.

Como del resto de las herramientas de comunicación electrónica, encontraremos una ficha con la descripción detallada de la funcionalidad y su operativa, así como respuestas a las preguntas más frecuentes que nos puede generar, en el apartado “Directorios y Catálogos” de PortalONCE, en la página denominada Catálogo de Recursos de Comunicación Electrónica ONCE.

Origen de la iniciativa