En un artículo reciente hablamos de la importancia de los datos en las organizaciones y como el procesamiento de los mismos nos ayudan en nuestro día a día en la toma de mejores decisiones; es en este punto en donde entra en juego nuestra Unidad de Gestión y Análisis de la Información.

Nuestro mayor activo como Unidad son los datos, que por decirlo de algún modo cuentan la historia y evolución de nuestra organización, pero estos, por sí solos, no generan información, ya que son sólo representaciones simbólicas (numérica, alfabética, algorítmica, espacial, etc.) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa.

Periódicamente rescatamos los datos de ventas que se van generando y almacenando a diario en las diferentes aplicaciones informáticas de la ONCE; una vez que se realiza esta tarea, debemos comenzar con su limpieza, tratamiento y análisis para generar la información que finalmente servirá a las distintas áreas en la toma de decisiones.

Podríamos resumir según lo anterior que nuestra área es una Unidad transversal, pues presta apoyo no sólo al área de Juego sino también a las diferentes áreas de la organización que requieran de información tanto para el establecimiento de sus objetivos estratégicos a nivel de área como para el desarrollo de su labor diaria.

¿Cuáles son nuestras labores y responsabilidades?

Nos encargamos de la elaboración de informes con diferentes periodicidades, que sirven como indicadores o “guías” para saber en qué situación nos encontramos frente al cumplimento de los presupuestos y logro de objetivos (tanto a nivel de empresa, como de las áreas) planteados al comienzo de cada año.

La información que entregamos nos da una visión y sensibilidad de cómo van las ventas del año en curso, comparándolas con igual periodo de años anteriores y con los objetivos del año en curso, haciendo este análisis tanto a nivel de zonas, Centros, modalidades, productos o vendedores.

Por ejemplo, si queremos saber ¿cómo van las ventas de la semana o cuál fue el resultado de las ventas del mes en comparación con el mismo periodo del pasado año?, tenemos nuestros informes semanales y mensuales, que dan respuesta a estas preguntas, en donde analizamos las distintas variables que intervienen en el entorno.

Además, desde la Unidad se trabaja en muchas más labores, como en colaborar en el establecimiento y seguimiento de los presupuestos anuales de ventas, o en realizar el análisis de la rentabilidad de la red de ventas, especialmente para localizar a qué vendedores hay que brindar apoyo para que salgan de una baja rentabilidad y puedan subir sus ventas, colaborando también en la revisión y cumplimiento de los objetivos individuales y en los cálculos de comisión para los vendedores.

Otro ejemplo más de las diferentes labores periódicas que se realizan desde la Unidad es el seguimiento de las ventas de los Sorteos Extraordinarios, mediante los muestreos que se realizan durante la comercialización de los mismos; sin ir más lejos, en los tres sorteos realizados este año la desviación de la estimación final de ventas que se hace a partir de los datos de los mismos estuvo entorno al 3%, lo cual es un gran indicador que refuerza la importancia de esta labor y sobre todo la del compromiso que tienen los diferentes actores que intervienen en el proceso durante semanas.

¿Hacia dónde estamos ahora enfocados?

Actualmente nos encontramos en el proceso de automatización de nuestras tareas, tanto para el almacenaje, tratamiento y visualización de los datos, así como también en la automatización de la construcción de los diferentes informes de ventas.

Este trabajo se está desarrollando en colaboración con el área de Sistemas, con quienes hemos ido implementando poco a poco nuevas herramientas de trabajo como es el caso del aplicativo QLIK Sense, del que hemos aprendido de su funcionamiento y uso, lo que nos ha llevado a adquirir nuevas habilidades tanto en lo colectivo, como en lo personal, y así actualizar nuestros conocimientos y ponernos al corriente de las herramientas o aplicativos que se están utilizando hoy en día en las grandes empresas para el tratamiento de los datos.

Todo lo anterior finalmente nos llevará a la optimización de nuestros tiempos y cambiar el actual paradigma, lo que conlleva a enfocarnos a lo que realmente nos debe importar que es el análisis y entendimiento de las variables que afectan e interactúan en el entorno que rodean las ventas de la ONCE.